A medida que las empresas tratan de racionalizar sus sistemas de gestión del ciclo de vida del producto (PLM), Autodesk Fusion Manage surge como una sofisticada herramienta personalizable, diseñada para mejorar la eficacia operativa. Sin embargo, la integración de un sistema de este tipo es compleja y presenta varios retos. Este artículo ofrece una visión global de estos problemas, basada en las conclusiones de las sesiones iniciales de planificación, las revisiones de la documentación y los análisis del flujo de trabajo con un cliente potencial.

Por dónde empezar

El viaje comienza con la comprensión de los procesos de gestión de documentos y flujos de trabajo existentes en la empresa. Las consultas iniciales y las notas de las reuniones revelan que a menudo surge confusión en torno a la propiedad de los documentos y las responsabilidades específicas, como si los documentos eran compartidos por personas o cómo se utilizan los diagramas de flujo de trabajo para describir los procesos.

Uno de los principales problemas destacados es el seguimiento de los pedidos de los clientes. Actualmente se gestionan mediante métodos ad hoc, como el almacenamiento de contratos y correos electrónicos en carpetas de red no gestionadas, y existe una clara falta de un sistema de seguimiento centralizado. Este método provoca ineficacias en varios departamentos -operaciones, gestión de proyectos y ventas-, todos actualizados manualmente sobre los nuevos pedidos, lo que podría provocar retrasos y posibles errores.

La inicialización del proyecto también muestra dependencia de herramientas rudimentarias como Excel para crear la documentación inicial. Estos documentos contienen información crucial que va desde los detalles del cliente hasta los hitos del proyecto, gestionados mediante plantillas internas. Aunque es versátil, Excel no está diseñado para la gestión colaborativa de proyectos a nivel empresarial para la que están diseñados los sistemas PLM como Fusion Manage.

Una parte importante del debate gira en torno a la integración de estos documentos Excel en el sistema PLM. La idea es transformar estas hojas de datos aisladas en una interfaz unificada dentro del PLM que no sólo agilice la gestión de los datos, sino que también facilite actualizaciones y notificaciones en tiempo real sobre los hitos del proyecto y la finalización de las tareas.

Además, la gestión de las Listas de Materiales (BOM) y su integración con los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) se discute como un área crítica de mejora. Actualmente, las listas de materiales se gestionan por separado de las entradas de ERP, lo que provoca ineficacias e incoherencias en los datos. Integrarlas en un único sistema PLM podría ayudar a mantener la integridad de los datos y agilizar los procesos.

A lo largo de estas discusiones, se hace evidente que implantar Fusion Manage no consiste sólo en la integración tecnológica, sino también en adaptar los flujos de trabajo organizativos para maximizar el potencial de un sistema PLM centralizado. Esto incluye garantizar que todos los documentos relacionados con el proyecto estén integrados y accesibles dentro del PLM, gestionar las revisiones y actualizaciones con eficacia, y utilizar las capacidades del PLM para proporcionar una supervisión exhaustiva de los estados del proyecto.

Sustituciones funcionales de llaves

• Desde carpetas de red y sistemas de correo electrónico hasta depósitos centralizados de documentos dentro de Fusion Manage PLM.
• Desde plantillas de Excel hasta interfaces integradas de gestión de proyectos con colaboración y actualizaciones en tiempo real.
• De los sistemas de listas de materiales aislados a la gestión unificada de listas de materiales conectada con el ERP dentro de Fusion Manage PLM.
• De Seguimiento Manual de Pedidos a Seguimiento Automatizado de Pedidos y Notificaciones dentro de Fusion Manage PLM.

Conclusión

Aunque Fusion Manage promete mejoras significativas en la gestión de los ciclos de vida de los productos, la transición implica superar importantes retos. Entre ellos, mejorar las prácticas de gestión de documentos, mejorar las visualizaciones del flujo de trabajo y garantizar una integración perfecta de los sistemas de listas de materiales y ERP. El éxito en este empeño no sólo dependerá de la propia tecnología, sino también de la capacidad de la organización para adaptar sus procesos y su cultura para aprovechar eficazmente esta potente herramienta y elevarla a Modus Vivendi de las empresas.