No culpe a su procesador de trabajos de bóveda: aprenda a lidiar con el procesamiento de trabajos a escala empresarial

El procesador de trabajos de Autodesk Vault desempeña un papel importante en la automatización de tareas repetitivas, minimizando los errores y garantizando la integridad de los datos, pero en las implantaciones a gran escala, muchas organizaciones experimentan ralentizaciones, inestabilidad o ineficacia. Si parece que su procesador de trabajos se está quedando atrás, retrasando tareas críticas como la creación de archivos, las conversiones de archivos o la sincronización de datos, puede que el problema no sea el que usted piensa.Es fácil suponer que la solución es añadir más procesadores de trabajos, pero el verdadero problema suele estar en otra parte. El procesador de trabajos de Vault está diseñado para gestionar la automatización sin problemas, pero a medida que aumenta el número de usuarios y la complejidad de los trabajos, aparecen ineficiencias.

Sin un sistema escalable para enviar y gestionar trabajos, se forman cuellos de botella, las colas se sobrecargan, el departamento de TI pasa más tiempo resolviendo problemas que optimizando, y las tareas críticas no siempre se ejecutan cuando más se necesitan.

La única forma de solucionar esto es trabajando de forma más inteligente, no más dura, y hablaremos de cómo exactamente las soluciones más inteligentes cambiarán la dinámica del procesamiento de trabajos.

Retos del procesamiento de trabajos a escala empresarial

A medida que crece el número de Clientes de Bóveda, aumenta el número y la complejidad de los trabajos, lo que conduce a problemas comunes como:

• Estabilidad del procesador de trabajos: La inestabilidad suele deberse a problemas más profundos, como colas sobrecargadas, trabajos excesivamente grandes o complejos, o contención de archivos entre los clientes y el procesador de trabajos.

• Carga administrativa de TI: La falta de notificaciones de errores a los clientes supone una carga considerable para el departamento de TI a la hora de localizar los trabajos fallidos o los resultados que faltan. El personal de TI debe supervisar manualmente los procesadores de trabajos y los registros, solucionar los fallos de los trabajos y gestionar las numerosas solicitudes de asistencia de los clientes de Vault que experimentan problemas.

• Riesgos de integridad de datos y procesos: Los fallos en los trabajos o los errores de los usuarios pueden dar lugar a problemas no detectados de integridad de los datos o de cumplimiento de los procesos que podrían mitigarse con un procesamiento de trabajos más sofisticado.

El papel del tamaño del equipo y el compromiso

Los equipos de diseño más pequeños (por ejemplo, menos de 30 usuarios) suelen autogestionar los procesos y respetar los flujos de trabajo, minimizando los problemas relacionados con los trabajos. Los equipos más grandes, sin embargo, pueden carecer de conciencia y propiedad de los trabajos en cola, tratando al procesador de trabajos como un «problema de TI». Este distanciamiento causa varios problemas, entre ellos:

• Falta de priorización de trabajos: Por defecto, todos los trabajos de la cola reciben el mismo trato. Con una cola de trabajos llena, los trabajos urgentes pueden sufrir retrasos, lo que lleva a las organizaciones a añadir más procesadores de trabajos en lugar de priorizar adecuadamente los trabajos críticos. (Consulte este artículo: Cola de trabajos de Vault - Prioridad de procesamiento de trabajos: Perspectivas y mejores prácticas)

• Trabajos innecesarios: Trabajos como la publicación de DXF para piezas no metálicas o la generación de PDF para modelos 3D sobrecargan innecesariamente la cola. Con un filtrado adecuado, se puede evitar que estos trabajos se envíen en primer lugar, eliminando la necesidad de procesadores de trabajos adicionales.

• Transferencias masivas de datos: El procesamiento de trabajos estándar suele descargar ensamblajes enteros para generar, por ejemplo, PDF de dibujos, lo que supone una pérdida de tiempo y de recursos de red. Por ejemplo, el uso del modo «Apertura rápida» de Inventor puede mejorar drásticamente la eficiencia, siempre que los dibujos se mantengan actualizados.

• Contención de archivos: Errores como «versión no tip» ocurren cuando los trabajos se lanzan sobre archivos modificados antes de la finalización del trabajo, o mientras se procesa el trabajo. Debe evitarse la edición de archivos para los que hay un trabajo en cola, de modo que el procesador de trabajos tenga la oportunidad de realizar su trabajo correctamente.

• Complejidad de los trabajos: Los trabajos compuestos que implican múltiples tareas secuenciales son propensos a errores e ineficiencia. En su lugar, la creación de trabajos personalizados que gestionen todas las tareas en una sola operación puede mejorar el rendimiento, la transparencia y simplificar la depuración.

• Cumplimiento de datos: Los trabajos complejos suelen requerir datos de múltiples fuentes, como sistemas ERP o similares. La realización de comprobaciones previas a los trabajos y la prevención de la puesta en cola de trabajos condenados al fracaso garantizan un procesamiento más fluido y unos resultados correctos.

• Notificación al usuario: Los usuarios deben ser notificados inmediatamente de los errores en sus trabajos. Así se transfiere la responsabilidad a la persona más adecuada para resolver el problema. Fomenta la responsabilidad y reduce la carga de trabajo del departamento informático.

La ampliación del procesamiento de trabajos no consiste en añadir más procesadores de trabajos, sino en soluciones escalables y automatizaciones de procesos más inteligentes.

Más allá de la informática: la clave para un procesamiento de trabajos escalable

La ampliación de la automatización de trabajos no consiste en lanzar más procesadores de trabajos al problema, sino en eliminar las ineficiencias antes de que se produzcan.

Sin flujos de trabajo estructurados, barandillas en el lado del cliente y medidas claras de cumplimiento de los datos, las colas de trabajos se sobrecargan, los equipos de TI se dedican a solucionar problemas y los flujos de trabajo críticos se detienen. Los equipos pequeños pueden arreglárselas con procesos informales, pero a medida que las organizaciones crecen, la falta de estructura conduce al caos.

Autodesk Vault cuenta con las herramientas para escalar, pero una instalación estándar por sí sola no lo conseguirá. La clave es una planificación cuidadosa, la participación de los usuarios y la estrategia de automatización adecuada.

Estabilidad y eficacia con powerJobs

En coolOrange, ayudamos a medianas y grandes organizaciones a superar los cuellos de botella en el procesamiento de trabajos con una automatización inteligente y escalable. powerJobs no es sólo una herramienta: es la clave para ejecutar el procesamiento de trabajos de Vault a escala empresarial.

Al implementar powerJobs, su procesador de trabajos de Vault se convierte en un robusto motor de automatización, capaz de gestionar incluso los flujos de trabajo empresariales más exigentes. Esto mejora la estabilidad, reduce la carga de TI y aumenta la integridad de los datos y los procesos, lo que permite a su organización aprovechar al máximo el potencial de Autodesk Vault.

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