Replanteamiento de la aprobación de documentos con COOLORANGE powerJobs

powerJobs ofrece una solución innovadora para integrar Autodesk Vault Professional con servicios externos como Adobe Sign, revolucionando el proceso de aprobación y firma de documentos. Esta integración permite flujos de trabajo fluidos que mejoran la gestión, el seguimiento y la colaboración de documentos tanto dentro como fuera de la organización.

Principales características de la integración

1. Procesamiento automatizado de trabajos: powerJobs facilita la automatización de tareas como la aprobación y firma de documentación y la creación de acuerdos en Adobe Sign directamente desde Vault. Esto elimina los pasos manuales y reduce el riesgo de errores.

2. Capacidad de aprobación externa: Una de las características destacadas de esta integración es la capacidad de involucrar a partes interesadas externas en el proceso de aprobación. Esto significa que los clientes, proveedores u otros colaboradores que no tengan acceso a Vault pueden revisar y firmar los documentos.

3. Seguimiento y responsabilidad mejorados: Al aprovechar Adobe Sign, la integración proporciona un seguimiento detallado del proceso de aprobación. La información como quién firmó, cuándo y desde qué dispositivo se captura y almacena garantiza la transparencia y la responsabilidad.

4. Visibilidad del contenido del documento: Las aprobaciones se producen directamente en el documento PDF visible, lo que garantiza que las partes interesadas revisen el contenido antes de firmar. Esto añade una capa adicional de garantía en comparación con las aprobaciones internas que pueden no implicar una interacción directa con el documento.

5. Notificaciones por correo electrónico: La integración envía notificaciones automatizadas por correo electrónico a los firmantes, garantizando que sean informados puntualmente de las acciones requeridas. Esto agiliza la comunicación y reduce los retrasos en el proceso de aprobación.

Ahora puede automatizar las aprobaciones, realizar un seguimiento de las firmas y permitir la colaboración externa ininterrumpida directamente en Autodesk Vault.

Casos prácticos

1. Aprobaciones de proveedores y clientes: Envíe planos o contratos a partes externas para su aprobación y asegúrese de que el proceso se captura y almacena digitalmente.

2. Colaboración entre departamentos: Facilite las aprobaciones entre departamentos proporcionando una plataforma unificada para la firma y el seguimiento de documentos.

3. Cumplimiento normativo: Garantice que los procesos de aprobación cumplen las normas del sector y los requisitos normativos manteniendo un registro de auditoría detallado.

Ventajas de utilizar POWERJOBS para la integración

1. Eficacia y automatización: Al automatizar las tareas repetitivas, powerJobs ahorra tiempo y permite a los equipos centrarse en actividades más críticas.

2. Colaboración mejorada: La posibilidad de involucrar a partes externas en el proceso de aprobación fomenta una mejor colaboración y agiliza la comunicación.

3. Aprobaciones seguras y fiables: Las firmas digitales capturadas a través de Adobe Sign son legalmente vinculantes y proporcionan un método seguro para aprobar documentos.

4. Gestión fluida del flujo de trabajo: La integración garantiza que los documentos avancen por las fases de su ciclo de vida sin problemas, desde «Trabajo en curso» hasta «Publicado», solo después de que se hayan realizado todas las aprobaciones necesarias.

Este es un ejemplo de cómo COOLORANGE powerJobs puede integrar Autodesk Vault con Adobe Sign

Descripción del flujo de trabajo:

1. Se intenta cambiar el estado de un archivo .IDW de «Trabajo en curso» a «Liberado».

2. El sistema bloquea la acción debido a que faltan firmantes y pide al usuario que establezca la propiedad «Firmantes» en el archivo.

3. El usuario añade las direcciones de correo electrónico de los firmantes necesarios en las propiedades del archivo y guarda los cambios.

4. El estado del archivo se actualiza a «Para revisión», lo que activa un trabajo en la cola de trabajos de Vault.

5. El procesador powerJobs ejecuta la tarea y crea un acuerdo en Adobe Sign.

6. El archivo aparece en Adobe Sign, listo para su revisión, y se envían notificaciones por correo electrónico a los firmantes.

7. Los firmantes revisan y firman digitalmente el documento a través de Adobe Sign.

8. Una vez firmado, el archivo en Vault pasa al estado «Liberado».

powerJobs proporciona un potente marco para integrar Autodesk Vault Professional con
servicios externos como Adobe Sign. Esta capacidad no sólo mejora los flujos de trabajo de aprobación de documentos, sino que también reduce las lagunas en la colaboración al permitir que las partes interesadas externas participen sin problemas. Al adoptar esta integración, las organizaciones pueden lograr una mayor eficacia, responsabilidad y flexibilidad en sus procesos de gestión de documentos.