Los archivos PDF han sido durante mucho tiempo un formato estándar para aplicaciones industriales, en particular PDF/A y PDF/E se han estandarizado para su uso en flujos de trabajo de ingeniería y almacenamiento de documentos a largo plazo. [1] Por esta razón, los PDF son una parte crucial del proceso de ingeniería de diseño.
Para saber hasta qué punto es crucial, hemos realizado recientemente una encuesta entre nuestros clientes.
Preguntamos a más de 250 de nuestros clientes cuántos PDF generan al mes, por diseñador.
La respuesta fue entre 150 y 200.
Los PDF se crean cuando se necesita un nuevo dibujo o una modificación de un plano existente, y estos dibujos suelen dar lugar a la producción de productos. Por lo tanto, la tasa de producción de dibujos y PDFs es la moneda para medir la eficiencia del diseño.
One of the products we provide to our customers, powerJobs, integrates with Autodesk Inventor and Vault to automate production of PDF, DXF and STEP files, so in follow up to the first question, we asked about the productivity gains of publishing automation. Uno de los productos que proporcionamos a nuestros clientes, powerJobs, se integra con Autodesk Inventor y Vault para automatizar la producción de archivos PDF, DXF y STEP, por lo que, como continuación de la primera pregunta, preguntamos por las ganancias en productividad de la automatización de publicación de documentos.
Descubrimos que las empresas que utilizaban powerJobs para automatizar la generación de estos archivos eran capaces de aumentar el rendimiento del diseño de forma significativa, de media, en un 25%.
Visto de otro modo, eso equivale a añadir un diseñador más a un equipo de cuatro personas, o a aumentar la jornada laboral media de ocho a diez horas.
El aumento de la eficiencia es un aspecto positivo de la automatización de la publicación, pero nuestros clientes nos dicen que otro factor importante es la cantidad de tiempo y, por tanto, de costes que se ahorran gracias a la automatización en comparación con la creación manual de archivos PDF, DXF y STEP.
Reducir el tiempo de creación de esos archivos puede suponer un ahorro considerable. A modo de ejemplo, podemos ver la ganancia cuantitativa para el equipo y la empresa mediante un simple ejercicio matemático. Podemos determinar el coste del tiempo ahorrado mediante el uso de la automatización como:
Donde:
Davg = número medio de dibujos editados al día por cada diseñador
N = número de diseñadores
t avg = tiempo medio para crear un PDF
Wavg = número medio de días de trabajo al mes
C = coste bruto medio por hora de un diseñador
Para este ejercicio, supongamos que un equipo de 5 diseñadores crea/modifica 4 dibujos al día, cada uno de los cuales tarda 90 segundos en generar y almacenar el PDF en la ubicación adecuada, con el correcto esquema de nombre, etc. Además, podemos suponer un coste medio bruto por hora del diseñador de 35 euros por hora, por lo tanto:
coste-beneficio cuantitativo de la automatización del PDF
= €350 por mes
= €4200 per year
= €840 por diseñador y año
El coste es una cosa, pero también hay que tener en cuenta que esto representa 2 ½ horas al mes en las que diseñadores altamente cualificados están ocupados con tareas administrativas de poca importancia.
Con un aumento del 25% en el rendimiento y un beneficio económico asociado de 840 euros por diseñador al año, cabe preguntarse por qué tantas empresas siguen haciéndolo manualmente.
Esto no es sólo una oportunidad para los pequeños equipos de diseño como el del caso anterior, sino también para las grandes empresas con equipos mucho más grandes. Sin embargo, según nuestra experiencia, las pequeñas empresas con quizás solo dos o tres puestos de Inventor o Vault suelen tener muchas más posibilidades de ver el retorno de la inversión (ROI) de la automatización de la publicación que las grandes empresas.
Tal vez las empresas más pequeñas estén simplemente bajo la presión de ofrecer más con menos y, por tanto, busquen formas rentables de aumentar la productividad, al tiempo que liberan más tiempo para dedicarlo a tareas más intensivas y de mayor valor.
Además de la ganancia cuantitativa, también hay una enorme ganancia cualitativa. ¿Qué ocurre si los PDF no se actualizan o no se crean, o se terminan demasiado tarde? Los retrasos en la producción de documentos tienen efectos en toda la cadena de producción. Los documentos retrasados, incompletos o inexistentes pueden generar costes de producción no previstos por piezas fabricadas o pedidas de forma incorrecta, y retrasos en la cadena de montaje, lo que puede repercutir en las fechas de entrega y provocar más costes financieros, detalles del proyecto o incluso sanciones contractuales.
Más allá de las mejoras cuantitativas y cualitativas que puede aportar la automatización de la producción, hay otra ventaja que me parece interesante mencionar. La reducción de las distracciones.
La comunicación entre los distintos equipos suele ser algo positivo y, por lo general, debe fomentarse para que las empresas gocen de buena salud. Sin embargo, algunas interacciones son meras distracciones que ralentizan otras tareas. Un ejemplo de ello es cuando un miembro del equipo siente la necesidad de comprobar con el diseñador «sólo para estar seguro» de que el archivo PDF, DXF, STEP que están utilizando es realmente la última y mejor versión.
Este tipo de falta de seguridad puede multiplicarse en toda la organización y provocar un nivel notable de interrupciones y distracciones para los diseñadores. Al automatizar el proceso de publicación de dibujos (PDF) y modelos (DXF, STEP), todas las personas ajenas al equipo de diseño saben que pueden confiar en los datos y trabajar de forma más autónoma, con lo que se reducen las distracciones e interrupciones que hacen perder el tiempo y afectan a la concentración y la entrega.
Tanto si su equipo de diseño cuenta con unos pocos puestos como con varios cientos, la automatización de la publicación de PDF, DXF y STEP (y quizás más) aumenta la eficiencia dentro del departamento de diseño, reduce los residuos de producción y los retrasos en la cadena de montaje, contribuye al tiempo de comercialización y genera confianza dentro de la empresa al reducir las «dobles comprobaciones» innecesarias. Si todavía realiza este tipo de tareas manualmente, es hora de hacer que la tecnología trabaje para usted y hacer una pequeña inversión para eliminar este problema de su lista.
powerJobs es la mejor extensión del procesador de trabajos de Vault para los clientes de Autodesk Vault, que proporciona trabajos listos para publicar, así como opciones de personalización sencillas para satisfacer los requisitos exclusivos de los clientes.
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[1] https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:19005:-3:ed-1:v1:en, https://www.iso.org/standard/42274.html
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