Dokumentenfreigabe neu denken mit COOLORANGE powerJobs

Hauptmerkmale der Integration

1. Automatisierte Auftragsverarbeitung: powerJobs erleichtert die Automatisierung von Aufgaben wie die Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten und die Erstellung von Vereinbarungen in Adobe Sign direkt aus Vault. Dadurch entfallen manuelle Schritte und das Risiko von Fehlern wird reduziert.

2. Externe Genehmigungsfunktion: Eines der herausragenden Merkmale dieser Integration ist die Möglichkeit, externe Beteiligte in den Genehmigungsprozess einzubeziehen. Das bedeutet, dass Kunden, Lieferanten oder andere Mitarbeiter, die keinen Zugang zu Vault haben, Dokumente trotzdem überprüfen und unterzeichnen können.

3. Verbesserte Nachverfolgung und Rechenschaftspflicht: Durch die Nutzung von Adobe Sign ermöglicht die Integration eine detaillierte Nachverfolgung des Genehmigungsprozesses. Informationen darüber, wer wann und von welchem Gerät aus unterschrieben hat, werden erfasst und gespeichert, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.

4. Sichtbarkeit des Dokumenteninhalts: Genehmigungen erfolgen direkt im sichtbaren Adobe PDF-Dokument, sodass die Beteiligten den Inhalt vor der Unterzeichnung überprüfen können. Im Vergleich zu internen Genehmigungen, die keine direkte Interaktion mit dem Dokument erfordern, bietet dies eine zusätzliche Sicherheitsebene.

5. E-Mail-Benachrichtigungen: Die Integration sendet automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen an die Unterzeichner, um sicherzustellen, dass sie umgehend über erforderliche Maßnahmen informiert werden. Dadurch wird die Kommunikation rationalisiert und Verzögerungen im Genehmigungsprozess werden reduziert.

Sie können jetzt Genehmigungen automatisieren, Unterschriften nachverfolgen und eine ununterbrochene externe Zusammenarbeit direkt in Autodesk Vault ermöglichen.

Praktische Anwendungsfälle

1. Genehmigungen für Lieferanten und Kunden: Senden Sie Zeichnungen oder Verträge zur Genehmigung an externe Parteien und stellen Sie sicher, dass der Prozess digital erfasst und gespeichert wird.

2. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Erleichtern Sie Genehmigungen zwischen Abteilungen, indem Sie eine einheitliche Plattform für die Unterzeichnung und Verfolgung von Dokumenten bereitstellen.

3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass die Genehmigungsprozesse den Branchenstandards und gesetzlichen Vorschriften entsprechen, indem Sie einen detaillierten Prüfpfad führen.

Vorteile des Einsatzes von POWERJOBS für die Integration

1. Effizienz und Automatisierung: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben spart powerJobs Zeit und ermöglicht es den Teams, sich auf wichtigere Aktivitäten zu konzentrieren.

2. Verbesserte Zusammenarbeit: Die Möglichkeit, externe Parteien in den Genehmigungsprozess einzubeziehen, fördert eine bessere Zusammenarbeit und rationalisiert die Kommunikation.

3. Sichere und verlässliche Genehmigungen: Die mit Adobe Sign erfassten digitalen Unterschriften sind rechtsverbindlich und bieten eine sichere Methode zur Genehmigung von Dokumenten.

4. Nahtlose Workflow-Verwaltung: Die Integration stellt sicher, dass Dokumente ihre Lebenszyklusstadien reibungslos durchlaufen, von „In Arbeit“ bis „Freigegeben“, und zwar erst dann, wenn alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen.

Das folgende Beispiel zeigt, wie COOLORANGE powerJobs Autodesk Vault mit Adobe Sign integrieren kann

Workflow-Beschreibung:

1. Es wird versucht, den Status einer IDW-Datei von „Work in Progress“ auf „Released“ zu ändern.

2. Das System blockiert die Aktion aufgrund fehlender Unterzeichner und fordert den Benutzer auf, die Eigenschaft „Unterzeichner“ für die Datei festzulegen.

3. Der Benutzer fügt die E-Mail-Adressen der erforderlichen Unterzeichner in den Dateieigenschaften hinzu und speichert die Änderungen.

4. Der Status der Datei wird auf „Zur Überprüfung“ aktualisiert, wodurch ein Auftrag in der Auftragswarteschlange von Vault ausgelöst wird.

5. Der powerJobs-Prozessor führt den Auftrag aus und erstellt eine Vereinbarung in Adobe Sign.

6. Die Datei wird in Adobe Sign zur Überprüfung angezeigt, und die Unterzeichner werden per E-Mail benachrichtigt.

7. Die Unterzeichner prüfen das Dokument und unterzeichnen es digital mit Adobe Sign.

8. Nach der Unterzeichnung wechselt die Datei in Vault in den Status „Freigegeben“.
   

powerJobs bietet einen leistungsstarken Rahmen für die Integration von Autodesk Vault Professional mit externen Diensten wie Adobe Sign. Diese Funktion verbessert nicht nur die Arbeitsabläufe zur Genehmigung von Dokumenten, sondern schließt auch Lücken in der Zusammenarbeit, indem sie externen Beteiligten eine nahtlose Teilnahme ermöglicht. Durch diese Integration können Unternehmen und Organisationen eine höhere Effizienz, Verantwortlichkeit und Flexibilität in ihren Dokumentenmanagement-Prozessen erreichen.